Wer kennt es nicht? Nach einem langen Arbeitstag fällt einem ein: Wieder vergessen, den Zahnarzt wegen eines Termins anzurufen. Nun mag gerade in Sachen Zahnarzt auch das Unterbewusstsein eine Rolle spielen, es gibt ja wahrlich schönere Dates. Aber im Alltag passiert es uns allen häufig, dass wir den einen freien Moment verpassen, in dem wir zum Telefonhörer hätten greifen und einen Termin ausmachen können – bevor nicht nur wir Feierabend haben. In diesem Fall wäre die Möglichkeit, den gewünschten Tag online vereinbaren zu können, eine echte Hilfe gewesen.
Optimierung der Arbeitsabläufe
Nicht nur aus Sicht von Kunden, Klienten oder Patienten ist die Terminvereinbarung ein oft lästiges oder sogar belastendes Detail. Um beim Beispiel einer Arztpraxis zu bleiben:
Das Wartezimmer ist voll und die Mitarbeiter sind alle mit den Patienten beschäftigt. Das ständige Telefonläuten erzeugt eine unangenehm hektische Atmosphäre, nervt die Wartenden und setzt die Angestellten extrem unter Druck. Zudem bindet telefonische Terminvereinbarung bindet sehr viel Arbeitszeit- und kraft, da es nicht nur die Zeitplanung der Ärzte zu berücksichtigen gilt. Diese muss auch mit den Terminwünschen der Patienten vereinbar sein.
Zeit und Arbeitskraft, die den Medizinisch-Technischen Angestellten dann bei ihrer eigentlichen Arbeit, der Betreuung der Praxisbesucher, fehlt.
Nicht selten muss daher für das Terminmanagement extra eine Arbeitsstelle geschaffen werden. Für eine Optimierung der Arbeitsabläufe kann also auch aus Sicht der Arztpraxen und anderer Dienstleister ein Online-Kalender auf der eigenen Website die Lösung sein.
Terminvereinbarung 24/7
Die Online Terminvereinbarung als perfekte Alternative zum klassischen Kalender ist mittlerweile auf den Websites vieler Dienstleister und Unternehmen angekommen. Einmal genutzt, möchte diese Möglichkeit der Planung niemand mehr missen.
Die Website-Besucher können rund um die Uhr Termine vereinbaren und sind nicht mehr an Öffnungszeiten gebunden. Die Anbieter wiederum sind befreit von Anrufen während der Stoßzeiten wie mittags (Pausen der Klienten) oder kurz vor Feierabend.
Langwieriges und hektische Blättern, Eintragen oder Stornieren per Hand in Kalender in Buchform entfallen – und damit auch die möglichen Fehlerquellen durch unübersichtliche Vermerke.
Das sollte die digitale Terminvereinbarung können
Unternehmer, die sich für die Bereitstellung eines Tools zur Online Terminvereinbarung auf ihrer Website entscheiden, sollten darauf achten, dass die Software den bestmöglichen Service bietet. Die hier aufgeführten Punkte gehören zu den essenziellen, die von einem intelligenten System erfüllen werden sollten:
Mit einer Terminübersicht wird der Nutzer zunächst über die verfügbaren Termine und Zeitfenster informiert und kann diese schnell mit seinem eigenen Kalender abgleichen und entsprechend auswählen. Ideal ist es, wenn vor der Buchung schon eine Spezifizierung vorgenommen werden kann, also bestimmte Leistungen, Personen (wie z. B. Ärzte in Gemeinschaftspraxen) oder Raum für die Ausführung des Anliegens hinterlegt sind. Dies trägt wesentlich zur Optimierung der Arbeitsabläufe beim Anbieter bei.
Im nächsten Schritt erhält der Besucher eine Buchungsbestätigung per E-Mail oder SMS. Kurz vor dem Termin folgt über die genannten Kanäle eine Erinnerung. Unbedingt vorhanden sein sollte die Möglichkeit zur Verschiebung oder Stornierung des Termins. Als „I-Tüpfelchen“ bietet sich gegebenenfalls zusätzlich eine Funktion an, über die
der Nutzer ein Feedback zum Termin hinterlassen kann.
So erhält der Anbieter die Möglichkeit, umgehend auf die Meinung und Anliegen seiner Besucher zu reagieren.
FAZIT: Flexibilität & Aktualität für alle, Kostenreduzierung für den Anbieter
Die Vorteile der Online-Terminvereinbarung also sind vielfältig. Neben oben bereits genannter Einsparung von Arbeitszeit und/oder Arbeitskraft – und damit Geld – ist die Tatsache, dass ein Kalender-Tools 365 Tage im Jahr, unabhängig von Zeit und Ort, genutzt werden kann, ein weiterer wichtiger Aspekt.
Das Herumhängen in Warteschleifen, und damit der Frust beim Anrufer, sind hinfällig. Und nicht zuletzt kommt es zu weniger Terminausfällen durch die von der Software automatisch generierten Erinnerungen per Mail oder SMS. Unkompliziertes Verschieben oder Stornieren von Terminen ist ebenfalls nonstop möglich.
Auch dies führt wiederum zur Vermeidung von finanziellen Verlusten auf Anbieter-Seite. Zudem sind alle Beteiligten zeitgleich immer auf demselben aktuellen Stand. Also: Entspannung für alle Seiten.
